Productividad: La Técnica Pomodoro

Una amiga me habló de esta técnica, de la cual yo no tenía idea, a pesar de estar muy familiarizada con una técnica similar que de seguro mucha gente usa también y se trata de hacer una lista con todos los pendientes, anotar a qué hora cada cosa debe estar lista, y trabajar hasta que completes todas las tareas.

Eso me ha funcionado regio pero creo que no es bueno para todo, así como la Técnica Pomodoro tampoco es recomendable para todo tipo de tareas. Les voy a explicar de qué se trata y en qué casos me gusta y no me gusta usarla, a ver si al menos les sirve de algo porque la verdad es que a mi me ha ayudado bastante en algunas actividades y de seguro podría serle útil a muchas de ustedes también. 

Partiré diciendo que es una técnica bastante conocida, así que de seguro muchas de ustedes ya la conocían, ya la usan, o al menos han escuchado de ella. Yo la verdad no tenía idea porque como en general no tengo problemas para organizarme, no soy de buscar técnicas de productividad, aunque igual me sorprende no haberla visto antes siendo que me he dado cuenta que mucha gente sabe exactamente de qué se trata.

Esta técnica fue inventada a fines de la década de los 80 por Francesco Cirillo, quien usó un timer de cocina con forma de tomate, de ahí el nombre Pomodoro.

Básicamente tienes que poner un timer por 25 minutos, trabajar sin distracciones, descansar 5 minutos y luego volver a trabajar 25 minutos. Cada 25 minutos te toca un break de 5 minutos y cada 4 Pomodoros (un Pomodoro equivale a 25 mins), te toca un break de 15 minutos.

Obviamente todo esto tiene una técnica y según el video de la página oficial, son los siguientes pasos:

1. El paso número uno es seleccionar tu tarea y calcular cuántos Pomodoros tardarás en terminarla.

2. Aprende a trabajar sin distracciones, si recuerdas algún pendiente o hay algo que te distrae, anótalo y vuelve a lo que estabas haciendo.

3. Haz estimaciones más exactas de cuánto tardas realmente en completar una tarea.

4. Usa tus 25 minutos de Pomodoro no sólo para trabajar, si no que para recapitular lo que has hecho hasta ahora y revisar tu trabajo.

5. Organiza tu programa de acuerdo a tus pendientes, tiempo, etc. Así puedes organizar mejor tu trabajo y lograr tener más tiempo libre.

6. Una vez que hayas cumplido con tus objetivos de trabajo, encuentra un objetivo personal como ser más eficiente, o mejorar la calidad de tu trabajo.

Se sugiere que si no has podido cumplir bien con uno de los pasos, como por ejemplo lograr evitar distracciones, no pases al siguiente paso, trata de cumplir bien cada paso antes de avanzar al siguiente.

Y obvia que también se sugiere que compres el libro the Pomodoro Technique, el kit y que tomes todos los talleres también hehe.

Ahora que ya saben de qué se trata, les cuento qué me parece a mi y en qué casos me ha sido súper útil.

– Como soy intérprete, estoy más que acostumbrada a trabajar en intervalos de tiempo, nosotros siempre nos vamos turnando cada 20-30 minutos, hay gente que le gusta ir cambiando cada 15, a mi me parece demasiado poco pero si es un evento muy corto suele ser la mejor opción para que trabajemos por igual. Nunca me ha gustado poner timer porque como que lo encuentro un poco estresante, me basta con ver qué hora es y saber que en 20-30 minutos más me toca hacer cambio, además mi compañero(a) de cabina también está súper atento a eso y si alguien se pasa un par de minutos no lo encuentro la gran cosa tampoco.

Hay gente que es más cuática le gusta poner el timer y filo, no me complico por eso, pero en lo personal no soy de usarlo. Y obviamente si tomo turnos de 20-30 minutos, significa que también tomo breaks que duran lo mismo, igual en mis breaks sigo atenta por si tengo que ayudar con algo, buscar alguna palabra, etc. No me desconecto al 100%, a menos que salga un rato para ir al baño o contestar mi celu si alguien me llama. Así que la Técnica Pomodoro es imposible de usar en mi pega.

– En otros contextos me viene regio, por ejemplo para traducir funciona súper bien, de hecho mi amigui que me la recomendó es traductora y dice que le ha ayudado ene a aumentar la productividad. Además se cansa y se estresa mucho menos y le queda más tiempo libre para hacer sus cosas. Yo no traduzco casi nada porque no me gusta, pero de vez en cuando lo hago y creo que me vendría regio la técnica.

– Para lo que sí la he usado al pie de la letra, respetando tiempo de trabajo y tiempo de descanso es para estudiar. Ahí me ha funcionado súper bien porque avanzo rápido, me tomo mis breaks y no me cuesta tanto ponerme las pilas, incluso con textos que son enfermos de aburridos. Yo generalmente estudio presentaciones, y ver diapositivas no es tan fome que digamos, pero cuando me envían textos me muero de lata y la Técnica Pomodoro me ha ayudado bastante a avanzar rápido y terminar lo antes posible.

– Para bloggear también uso la Técnica Pomodoro y me ayuda bastante, aunque no respeto breaks, sigo de largo y pauso el timer cuando quiero ir al baño, tengo que responder un mensaje importante o quiero ir a prepararme un té. No respeto los breaks porque bloggear durante una o dos horas seguidas no es tan agotador como trabajar, traducir o estudiar durante todo ese tiempo sin descansos. Pero el saber que el timer está corriendo realmente me hace avanzar más rápido y ser más eficiente, me encanta.

– Intenté usar la Técnica Pomodoro para otras actividades que hago en casa como completar pendientes y la verdad es que no me resulta tan bien como mi otra técnica de hacer una lista de pendientes, anotar a qué hora los tengo que terminar, y trabajar hasta completar todo (o reagendar lo que no alcancé a lograr). Como ya estoy tan acostumbrada a saber cuánto me va a tomar armar X cantidad de swaps, enviar X cantidad de boletas electrónicas, responder X cantidad de comentarios, responder X cantidad de mails pendientes, entre tantos otros, me funciona regio mi técnica personal. Pero tengo que admitir que la Técnica Pomodoro es top y que en muchos casos funciona muy bien y en otros no tanto.

Creo que es cosa de ver en qué situaciones funciona mejor esta técnica, pero de que es efectiva, realmente lo es. Y creo que puede adaptarse a lo que una necesite. Por ejemplo yo tampoco sigo los pasos que indica el vídeo, ya estoy acostumbrada a organizarme bien y ser productiva (si me lo propongo), entonces no estoy en un nivel en el que necesite monitorear mi avance, luchar con todas mis fuerzas contra las distracciones o ponerme metas personales más allá de completar mis pendientes. Pero de seguro para mucha gente que le cuesta más el tema, le será útil seguir todo al pie de la letra, o hacerlo como mejor le acomode.

Como no tengo timer de cocina y tampoco me gusta escuchar si quiera el sonido de un timer, uso una app de la Técnica Pomodoro, de hecho me sorprendió la cantidad de timers de Técnica Pomodoro que existen. Yo quería una app para computador, no para celu, que ahí ya tengo timer y no quiero estar a cada rato reiniciando los 25 minutos y mucho menos estar tomando el celu después de cada Pomodoro, porque ahí se me va a la punta del cerro la productividad. Así que instalé en mi MacBook una app que encontré en la App Store que se llama Tomato One (está disponible solamente para ese formato). Me encanta la app porque funciona tal como dice la técnica, el timer se inicia a los 25 minutos, con cuenta regresiva, luego de ese tiempo te avisa cuando llegan tus 5 minutos de descanso, que se muestran en cuenta regresiva también y luego de cuatro Pomodoros tienes un break de 15 minutos.

Lo que amé de esa app es que no te aparece constantemente en la pantalla del compu, sólo la ves cuando decides hacerlo, o cuando te avisa que es momento de descansar o de comenzar con otro Pomodoro. Pero sí puedes ver que en la barra superior del compu, a la derecha, aparece un círculo que es de la app y se va llenando a medida que va avanzando el tiempo, así que con mirar el círculo no sabes exactamente cuántos minutos quedan, pero sí puedes fijarte si llevas un tercio del tiempo, la mitad, si falta poco…..y también puedes pausar el timer, comenzar de nuevo, tomar un break corto o uno largo (5 minutos o 15 minutos), es top.

Obvia que hay muchos sitios web que tienen estos timers y existen más apps que pueden instalar en sus compus, independiente de si usan Mac o Windows, aquí les dejo una lista de los que encontré en internet y son gratuitos:

– Tomato Timer (website)

– Marinara Timer (website)

– Pomodoro Timer (extensión para Google Chrome)

– Focus Booster App (website y app para Mac y Windows, versión básica gratis)

– Pomo Done App (website y app para Mac, Windows y Linux)

– Tomato One (app para Mac). Esta es la que uso yo y me encanta.

Espero que les sirva este datito, estos tips y estas apps. Si no conocían la Técnica Pomodoro, ahora ya están al tanto de todo lo que deberían saber y pueden ponerse manos a la obra. Me cuentan qué tal les parece y si la prueban y les ayuda, espero que sí.

Besis para todas.