Año: 2012

Lo prometido es deuda, he aquí un post para salvarlas del desastre organizacional y asegurarles que lograrán tener tiempo para todo, la única clave es ser organizada. Dedico este post a Liliana, una de mis lectoras que me pidió hacer un post dando mis tips para estar organizada, cuál es mi técnica y por qué me funciona. Le agradezco por la idea, ya que no se me había ocurrido, pero el solo hecho de pensar en que tenía que organizar la información para hablar de organización me tuvo más que mega emocionada toda la semana. Así que aquí les mostraré mi método y espero que les funcione.

Agenda

Existen personas que no pueden separarse de su agenda, otras que simplemente no tienen. Les voy a mostrar cómo organizo yo mi agenda y también otras maneras de mantenerse organizada incluso sin una.

En caso de no tener una agenda, les recomiendo por lo menos tener un calendario. Si viven el día a día sin muchas cosas que anotar, probablemente igual necesitan tener registrada una que otra fecha importante en el futuro. Puede ser un calendario de pared o uno virtual. Yo uso los dos, de hecho.

Como soy traductora intérprete freelance, la mayor parte del tiempo estoy en mi casa traduciendo y el resto en algún evento interpretando, por lo que si bien tengo que estar al tanto de mis responsabilidades, no es mucho lo que tengo que anotar, ya sé que tengo que traducir, traducir, traducir y anoto en mi calendario qué días me toca alguna interpretación.

Lo que sí, llevo un registro de los documentos traducidos, cuándo los recibí, cuando los entregué, a quién, qué numero de boleta emití por cada documento, cuántas palabras eran y cuanto cobré; que de la misma manera me sirve para ir tachando las boletas que me han pagado y poder rastrear las que aún no han sido pagadas. Obviamente no le saqué una foto a esto, porque es mucha información confidencial, pero en caso que sean trabajadoras independientes como yo, y emitan muchas boletas de honorarios al mes, esto puede serles útil para mantenerlas organizadas. Pueden usar una hoja de cálculo hecha a mano o en excel para tener todo en orden.

Ahora, como manejo este blog y es tanta información la que se mueve, tengo que tener una agenda donde anoto todas mis cosas, desde los posts que hice en la semana, a los que se vienen, uso muchos post its para anotar algunas ideas que se me vienen a la cabeza, tengo un sistema bastante bueno para organizarme con esto, así como también uso un sistema electrónico, pero ya les hablaré en otro post de mis websites favoritos para organizarme.

Así es como se ve mi agenda:

Lo primero que hago es poner códigos de color. Por ejemplo, los posts de belleza están anotados en rosado, los de tecnología, novedades, etc., en rojo, los posts personales en verde, los de decoración en naranjo, etc. En el lado superior derecho puse un post it donde se puede ver el código de cada uno, para no olvidar qué color va con qué tema, obviamente después una se acostumbra y y no lo ve a cada rato, pero es bueno tenerlo como recordatorio. Si ustedes tienen reuniones de oficina, reuniones de apoderados, cuentas que pagar, clases, estudio, lo que sea, pueden hacer lo mismo. Organizar todo por color para saber a qué categoría pertenece cada tarea y cuáles son las que tienen más prioridad.

Lo otro que hago es usar unos pequeños post it de color fluorescente, donde puedo anotar algunas cosas que destaco, ustedes pueden usar los mismos que uso yo (los venden en Casa & Ideas), o usar destacadores, subrayarlos o encerrarlos en un círculo, etc., para no olvidar esas cosas extra que siempre tendemos a postergar. Y por supuesto, uso post its de todos los colores y tamaños para simplemente no olvidar nada, ahí es donde voy anotando todas las ideas que se me ocurren. Al igual que con los lápices, pueden usar distintos colores, tamaños o formas de post its para distintas categorías. De esta manera, antes de que lo sepan, estarán completamente acostumbradas a ver un color y asociarlo a la responsabilidad que corresponde.

Lo otro que pueden hacer es organizar las categorías que mantienen dentro de la agenda, como se ve en la esquina superior derecha, donde salen dos post its pequeños que sobresalen, esto pueden usarlo para marcar las páginas donde se encuentran los gastos, notas, contactos, cualquier espacio que necesiten tener aparte, háganlo.

Espacio extra

Existen muchas agendas o cuadernos que vienen con bolsillos, lo que resulta ideal para guardar algunos papeles, stickers, etc. Si no cuentan con una, les recomiendo pegar un sobre en la parte interna de la tapa de adelante o atrás, como el que hice yo para esta agenda:

Esta es una manera muy fácil y económica de tener espacio extra en una agenda y evitar que cualquier papel que guardemos se caiga o se pierda. Pueden adornarlo, pegarle stickers, o comprar un sobre con diseños. Queda muy lindo y es algo que me encanta hacerle a todas mis agendas.

Post its

En serio, soy fanática de los post its y creo que si no fuera por ellos andaría perdida por la vida, olvidaría todo. Tengo una excelente memoria a largo plazo, nunca olvido fechas, cumpleaños, números, carretes, etc. Pero si me hacen algún encargo o tengo alguna tarea pendiente, en caso de no anotarlo, probablemente lo olvidaré, es por eso que tengo post its pegados por toda mi casa. Y créanme que cuando digo que nunca son suficientes, es porque realmente nunca están de más. Aparte que son tan lindos que compro y compro, porque no quiero que se acaben nunca! Por motivos de integridad propia, no le tomé fotos a todos los post its que tengo, no quiero que piensen que estoy loca….así que por favor no me juzguen, ya?

Organizar documentos

Creo que la mejor manera de guardar documentos y no tener papeles sueltos es archivarlos. Dejar cada cosa en su lugar, de esta manera evitas que se mezclen unos con otros y sabes siempre donde encontrar todo.

Yo compré esta carpeta archivadora en Casa & Ideas, es super práctica porque viene con varias separaciones y unos papeles de distintos colores donde anotar cada categoría. Yo ahí guardo siempre todas mis cuentas, garantías, boletas, contratos, etc.

Como dato extra, les recomiendo siempre siempre SIEMPRE guardar las boletas de lo que sea, si compran ropa, guarden las boletas, incluso las del supermercado, y consérvenlas hasta que la garantía del producto haya expirado. Lo que yo hago es guardar todas las boletas en mi billetera, que es bien grande, luego cuando llego a mi casa boto las que ya no me sirven y el resto las guardo en mi archivador. Luego cada cierto tiempo limpio ese archivador para que no esté lleno de boletas vencidas.

Lo otro que les recomiendo es que cuando compren algo que tenga una garantía por harto tiempo, como un celular, secador de pelo, televisor, etc., recuerden sacarle una fotocopia a la boleta, y al voucher de la compra en caso de haber pagado con redcompra. Ya que con el tiempo la tinta de ese papel tiende a borrarse y lo mejor es tener asegurada la garantía mientras dure.

Diario Mural

Un diario mural es algo ideal para quienes necesitan mantener sus ideas en orden y nunca olvidar nada. Es el lugar donde puedes anotar cosas que vienen a largo y corto plazo, pinchar papeles que necesitas tener a tu alcance, fotos, recordatorios, lo que quieras. Es perfecto para quienes no tienen agenda o calendario, ya que si no tienen muchas cosas que anotar, bastará con ponerlas en el diario mural y así evitan olvidar algo.

Ahora, si son de esas personas que independiente de tener o no tener una agenda, pasan por días bastante relajados o monótonos y luego por días muy ajetreados, lo mejor es planificar absolutamente cada minuto y hora del día. Sé que suena enfermo de maniático, pero les juro que funciona. Hay mucha gente que me pregunta si acaso no me aburre tener todo programado y la verdad es que no, no me aburre porque sé que si cumplo con todo a tiempo, o incluso antes de tiempo, puedo darme la libertad de tomar el resto de las horas que me quedan para hacer lo que quiera. Además que la satisfacción de haber completado una interminable lista de tareas en tiempo récord es lo máximo.

Por eso les recomiendo que cuando tengan días muy ajetreados, anoten todo lo que tienen que hacer, esta es una de las mejores técnicas que he encontrado para evitar sacar la vuelta , distraerme o perder mi tiempo en detalles que me hacen perder el día entero. Anoto todo lo que tengo que hacer, absolutamente todo, desde que me levanto, me ducho, me visto, me arreglo, tomo desayuno, etc., tomo todo en consideración, le asigno la cantidad de minutos que creo que requiere cada tarea y me preocupo de cumplir con los tiempos y con el orden en que ejecuto cada una. Puede sonar un poco estresante al principio, pero les sugiero tomarlo con calma y ser realistas, si saben que demoran 2 horas en arreglarse, no le asignen 30 minutos, sean realistas y una vez que se acostumbren a este método, pueden partir por asignarle menos minutos a cada tarea, hasta que logren un ritmo que les permita cumplir con sus deberes y tener tiempo libre para disfrutar.

Ese planificador diario lo compré en Vz y sé que también venden en las librerías, obviamente. Lo otro que pueden hacer es usar una libreta o cuaderno; en verdad da lo mismo lo que usen, lo importante es que cumplan con el.

Honestamente, a pesar de ser maniática por la organización y el orden, una de las cosas que más me motiva a serlo es que amo, adoro los artículos de librería, poder usar lápices lindos, post its de todos los colores, etc. Sé que no son baratos, pero si invierten de a poco, verán como cada día tienen más y más ganas de seguir organizadas.

Lápices, clips, scotch con diseños, timbres, destacadores, perforadores, etc. Probablemente no necesitan todo esto, pero definitivamente harán que organizar sea más entretenido.

Cajas

Para finalizar, si tienen muchas cosas que guardar, les recomiendo usar cajas. Existen de varios tamaños, colores, diseños, usen tantas como necesiten, porque es una excelente manera de mantener un espacio lindo, limpio y ordenado. Si no fuera por ellas mi clóset sería un desastre. Las cajas principalmente las uso para guardar más artículos de librería; no es que esté loca y los tenga guardados siempre, si los uso, pero me gusta tenerlos ordenados y en su lugar. Así es como se ve parte de mi clóset:

Tienen que hacerle zoom para ver bien, porque cuando vi la foto me di cuenta que se ve como desordenado, pero en verdad no! En serio NO!! En la parte superior guardo mis cajas. En la otra guardo algunos libros, agendas, carpetas, etc. En la sección de abajo guardo algunas cremas, perfumes, lo que no cabe en el baño, lo dejo ahí. Ah! Y esos estuches que están pegados hacia el lado derecho es donde guardo parte de mis esmaltes de uñas, que otro día se los mostraré. En la parte de abajo guardo sábanas y cosas así en ese canasto y el resto de las cajitas son donde guardo joyas y mis cintillos. Y en la parte izquierda del clóset guardo todas las bolsas de papel de cuando compro ropa, sirven un montón para cuando tengo que llevar cosas pesadas porque son más resistentes.

Y eso! Espero que les haya gustado este post, que les sirva y puedan poner en práctica estos tips que al menos son los que a mi me han servido para estar siempre organizada. La próxima semana les hablaré sobre mis websites favoritos para estar organizada. Y más adelante les mostraré cómo organizo la ropa en mi clóset.